Aujourd’hui dans le milieu des affaires, les processus classiques en matière de comptabilité des appels ne suffisent plus. La gestion efficace des activités suppose désormais un accès à de l’information détaillée concernant l’utilisation des diverses technologies de communication. En effet, posséder une compréhension holiste de l’usage selon les divers emplacements, unités d’affaires et plus permet notamment de répartir les coûts, de planifier l’ajout de technologies et de repérer les abus.
Les défis des entreprises :
Sources multiples – Une grande variété de sources sont à l’origine des coûts associés à l’utilisation des services de communication des entreprises, par exemple les appels locaux et interurbains, la voix sur IP, les appareils téléphoniques mobiles, les cartes d’appels, les services de téléconférence et les services Web.
Formats divers – L’information détaillée sur l’usage se présente en divers formats, notamment les factures des fournisseurs, des rapports personnels sur les services sans fil et les rapports d’analyse des autocommutateurs. Les frais sont représentés à la minute, selon un tarif fixe, au prorata ou encore selon une entente préalable, et la devise locale du fournisseur est utilisée.
Structures de rapports complexes – Regrouper les frais pour obtenir une vue consolidée et exacte des dépenses représente un effort monumental. Et ce n’est que le début du processus. Une fois la collecte des frais terminée, vous devez les répartir adéquatement entre les centres de coûts, projets, unités d’affaires et membres du personnel.
Pas assez nombreux pour accomplir le travail – Puisque les frais d’exploitation doivent rester aussi bas que possible, les entreprises manquent souvent de personnel expérimenté ou de ressources à l’interne pour assurer la gestion quotidienne des activités liées aux télécommunications et encore plus pour planifier à long terme.
La solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus vous permet de prendre les commandes, en produisant un portrait complet et intégré de tous les services de communications. Vous pourrez gérer les actifs communicationnels plus efficacement que jamais et vous assurer de profiter de valeur réelle en matière de dépenses de communications.
Comment cela fonctionne-t-il?
La solution s’articule autour de trois étapes : collecte, établissement des coûts et répartition.
Sachez ce que vous utilisez – Au cours de l’étape initiale de collecte, la solution de gestion de l’utilisation ICM® d’Avotus recueille les données de tous vos systèmes et autocommutateurs. Elle importe également les relevés des transactions individuelles comme celles des cartes d’appels et des données de téléconférences. La solution peut également regrouper les dépenses associées aux services mobiles, y compris les forfaits négociés par chaque membre du personnel.
Connaissez vos dépenses – Avec tous vos forfaits et données d’usage obtenues lors de l’étape de collecte, la solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus prépare l’information sommaire et détaillée qui sera incluse dans les rapports sur les coûts, selon les divers emplacements et appareils, pour produire un portrait exact de la totalité de vos dépenses en matière de télécommunications.
Répartissez les coûts – La solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus assigne automatiquement chaque enregistrement d’appel à l’entité concernée, selon la hiérarchie organisationnelle ou les codes comptables de votre entreprise. La refacturation complète et exacte vers les numéros de postes, unités d’affaires, clients ou projets n’a jamais été si simple. Avec les rapports Web, l’information sommaire et détaillée est disponible partout et en tout temps.
Avantages :
La solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus en fait plus pour vous offrir les renseignements dont vous avez besoin pour contrôler l’utilisation de vos actifs communicationnels de manière proactive.
Repérer les mauvaises utilisations, les utilisations abusives et les sous-utilisations
La solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus se sert de vos politiques d’entreprise pour repérer et mettre en évidence les mauvaises utilisations, les abus et les événements inhabituels. Vous pouvez ensuite prendre les mesures nécessaires pour corriger la situation. La solution permet également de repérer les cas de sous-utilisation.
Disposer de tous les détails importants
La solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus produit des renseignements détaillés sur chaque appel, ce qui facilite la gestion des exigences réglementaires et autres et des réclamations de toute sorte. De plus, la capacité de stockage élevée permet de conserver tous les enregistrements d’appels pertinents.
Multinationales – La solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus est pour vous.
Avec la possibilité de regrouper les données d’utilisation d’un nombre illimité d’utilisateurs et d’emplacements, la solution de gestion de l’utilisation ICM d’Avotus constitue la solution idéale même pour les organisations les plus grandes. Les activités de gestion des emplacements peuvent être scindées entre plusieurs administrateurs ou centralisées sous une seule fonctionnalité d’entreprise.
Collecter des données détaillées et les organiser en portraits logiques et recevables
Produire des rapports pour dégager des tendances, analyser des problèmes et interpréter des habitudes à tous les niveaux d’utilisation
Répartir les coûts et attribuer les responsabilités à des membres du personnel, des emplacements, des unités d’affaires et des clients
Profiter d’une transparence complète à l’échelle de l’organisation en entier
Souligner les mauvaises utilisations, les utilisations abusives et les sous-utilisations des ressources
Repérer les fraudes, les abus et les violations de politiques et les éviter
Profiter d’une compatibilité avec plus de 140 commutateurs IP et conventionnels
Prendre en charge les devises et les standards des fournisseurs de partout dans le monde
Solution complète de gestion des dépenses en télécommunications
